Системи за управление ресурсите на предприятието


Категория на документа: Информатика


Тема 12. Системи за управление ресурсите на предприятието
Системи за управление ресурсите на предприятието
Същност на системите за управление ресурсите на предприятието. ERP системи.
1 Същност на системите за управление ресурсите на предприятието
Все още по-голямата част от фирмите използват различни информационни системи за автоматизация на бизнес процесите си, като софтуерни решения за прогнозиране и управление на веригите на доставките (SCM), системи за планиране на ресурсите (ERP), системи за управление на взаимоотношенията с клиентите (CRM), системи за управление на човешките ресурси (HRM) и т.н. Тъй като при всяка една от тях се използват различни бази данни с информация за - продукти, доставчици, клиенти, персонал и т.н., съществува тенденция тези системи да се предлагат като свързани помежду си решения (т. нар. Интегрирани системи), реализирайки значително по-голяма ефективност. Конкретно ERP системите, все по-често се интегрират със системи като SCM, CRM, HRM и др. Едно от съществените предимства от тази интеграция е, че наличната информация вече може да бъде обработвана и комбинирана по нови начини. Това дава на ръководството на бизнеса много по-цялостен поглед над бизнес процесите в компанията.
2 ERP системи

Определение - Система за планиране ресурсите на предприятието (ERP - Enterprise Resource Planning) е софтуерна система, която обхваща основните бизнес процеси във фирмата, свързани с планиране, бюджетиране, управление и контрол в областта на - доставки, склад, производство, продажби и човешки ресурси.
ERP системите обхващат всички функции на планиране и управление, които имат отношение към производствения процес, включително мениджмънт на суровини и материали, машини и оборудване, човешки ресурси, връзки с доставчици и клиенти. Както самият производствен процес, така и системите за фирмено управление трябва да бъдат организирани така, че да способстват за укрепването на пазарната позиция на фирмата и да съответстват на стратегията за развитие. Ефективните системи за фирмено управление трябва да подчертават конкурентните предимства на компанията в съответния пазарен сегмент.
2.1 Основни причини за използване на ERP системи
* Достъп до интегрирана финансова информация - когато изпълнителният директор се опита да разбере какви са финансовите резултати от дейността на фирмата като цяло, може да получи много и различни варианти справки, статични и динамични, които са получени от обработката на една и съща информация от системата.
* Достъп до интегрирана информация за поръчките - ERP системите могат да се превърнат в мястото, където поръчките съществуват от момента на получаването от клиента до натоварването на стоката на транспортното средство (автомобил, влак, кораб или самолет), фактуриране и плащане. Когато тази информация се намира в едно приложение, вместо да е разпръсната в много различни програми, които не комуникират помежду си, компаниите могат много по-лесно да проследяват поръчките и да координират производство, складова наличност, доставки, задължения и вземания от различните клиенти.
* Стандартизиране и ускоряване на производството - производствените фирми, особено тези с чести сливанията и поглъщанията, откриват, че различните бизнес единици в компанията извършват едно и също нещо, като използват различни методи и приложения. ERP системите предоставят стандартни методи за автоматизиране на някои етапи в производството. Стандартизирането на процесите и използването на единна интегрирана ИС може да спести време, да увеличи производителността и да доведе до оптимизиране на персонала.
* Намаляване на наличностите - ERP допринася за по-гладкото протичане на производството и подобрява прозрачността на процеса по изпълнение на поръчката вътре в компанията. Това води до намаляване на поддържаните складови наличности от суровини и материали, необходими за производството, до по-добро планиране на доставките, както и намаляване на стоките на склад. За да се постигне наистина значително подобрение на потока на доставките във фирмата е необходим специализиран софтуер за управление на доставките, като например SCM (Supply Chain Management) система.
* Стандартизиране на данните за човешките ресурси - особено при компаниите с множество бизнес единици, отделите "Човешки ресурси" рядко разполагат с единен и лесен начин за проследяване на заетостта на служителите, почивни дни, отпуски и болнични, както и информирането им за съществуващите социални придобивки и услуги. В това отношение ERP системата е много полезна чрез модула си Управление на персонала.
2.2 Компоненти на ERP системите
Повечето ERP системи са изградени на модулен принцип и съдържат следните компоненти (модули):
1. Управление на финансите и счетоводство - свързана с общото планиране и управление на фирмата, в т.ч. извеждане на справки и финансови отчети - оборотна ведомост, главна книга, дневник на сметка, хронологичен опис на операциите, счетоводен баланс, отчет за приходи и разходи, отчет за паричния поток, отчет за собствения капитал и приложения.
2. Управление на доставки и задължения - обхваща планиране и поръчка на суровините и материалите и погасяване на задълженията към доставчиците.
3. Управление на склад - обхваща планиране и управление на складовите наличности.
4. Управление на продажби, маркетинг и вземания - обхваща планиране и мениджмънт на продажбите на клиентите, управлява потребителското търсене, посредством провеждане на маркетингови кампании, чрез които се прогнозират потребностите на пазара, както и проследяване на вземанията от клиенти.
5. Управление на производство - обхваща планиране и управление на производствения цикъл, като - мощности за производство на планираните изделия, разходни норми, себестойност на продукцията, и т.н.
6. Управление на персонала - включва планиране и мениджмънт на човешките ресурси, като заплащане, специализации и преквалификация, отпуски и болнични и т.н.
7. Администриране - задаване на глобални настройки на модулите, архивиране и възстановяване на информацията в базата данни (backup), управление на потребителски акаунти и групи от потребители.
Към ERP системите, в зависимост от спецификата на дейността на съответната фирма, могат да се включат и следните две системи:
Система за управление на активите - EAM
Големите фирми, които разполагат с много дълготрайни амортизируеми активи (ДМА), като сгради, машини, компютърна техника, транспортни средства и т.н., се нуждаят от система EAM (Enterprise Asset Management), която подпомага управлението на такива ключови процеси, каквито са - извършване на капитално строителство и техническа експлоатация на активите, отдаване на обекти под аренда, начисляване на амортизации на ДМА, данъчно облагане и т.н.
Благодарение на EAM става възможно основните ДМА активи на компанията да се поддържат в максимална готовност, да бъдат намалени разходите за ремонти и от тук времето на престой. Например, може да се създаде единен регистър на цялата фирмена недвижима собственост и на тази база да се следи ефективността на нейното използване.
Основните потребители на EAM приложенията са компаниите от машиностроенето, металургията, химията, енергетиката и ютилити сектора, както и компаниите от финансовия сектор - банките и застрахователните дружества. Те от една страна са с териториално разпределена структура от бизнес единици, а от друга контролират значителен брой сгради. За тях ефективното управление на недвижимото имущество и управлението на човешките ресурси (HRM) е приоритет, тъй като те формират основните разходни пера, така че комбинацията EAM и HRM в повечето случаи фигурира в информационната им архитектура.
Система за оптимизиране на производството - APS
Системата за оптимизиране на производството APS (Advanced Planning and Scheduling) може да оптимизира графика за производство, отчитайки всевъзможни ограничения - от времето за настройка на оборудването, до графика за работа на персонала. Този клас системи са в състояние да прогнозират колебанията в натовареността на производствените мощности и да редуцират запасите на склад, следвайки концепцията "точно навреме", а също така да осигурят оптимална реакция при непредвидени обстоятелства като повреда на оборудване или извънредна поръчка.
2.3 Критерии за избор на ERP система
* Съответствие с дейността на фирмата - за различните отрасли са оптимални различни, специфични бизнес модели - търговия, транспорт, банкова и застрахователна дейност и т.н.
* Тип производство - всяко производство (единично, серийно, масово, комбинирано) се характеризира с определена технология, организация и методи на управление.
* Функционален обхват - интегрираната система трябва да предоставя средства за управление по всички функционални подсистеми и фази на управлението - планиране, отчетност, контрол, анализ, регулиране.
* Съответствие с националните условия - методите за решаване на задачите и представяне на данните, трябва да съответстват на изискванията на нормативната база.
* Локализация - ако възприетата в системата терминология се различава от приетата у нас, това може да попречи на ефективното използване на системата.
* Системен софтуер - използваните операционни системи, бази данни и езици за програмиране трябва да бъдат общоприети и проверени в практически условия.
* Средства за защита - системата трябва да предпазва данните от несанкциониран достъп и разрушаване по технически причини, както и да предлага различни права на достъп до данните в зависимост от ролята на потребителя.
* Документация - наличие на подробни ръководства и инструкции,
* Работещи прототипи - предимство е да се запознаете със системата, ако е внедрена в друго предприятие.
* Цена на покупката и внедряването - включва разходите за лицензи, софтуерни такси, необходим хардуер, разходи по внедряващия екип, обучение, консултантски услуги, реорганизация на процесите.
2.3.1 Проблеми при внедряването на ERP системи
Внедряването на една ERP система е продължителен процес и изисква предварително проучване и анализ на дейността на фирмата. Когато няма достатъчно добро вътрешно познаване на бизнес процесите, ангажирането на външен консултант, може да доведе до реинженеринг на процесите в бизнес модела в хода на реализирането на проекта. Една добра консултация, въпреки разходите за нея, позволява на практика по-бързо и по-евтино внедряване, по-висока използваемост на системата, и по-надеждна работа.
Успешното внедряване на ERP системата изисква решаването на множество проблеми, като:
1. Свързаност между офиси - обикновено ERP системите са централизирани решенията, при което се налага работните места от отдалечените офиси да работят с централен сървър. Отдалечената свързаност в този случай се оказва изключително важна за правилната работа на системата. Ако връзката е с недостатъчен капацитет или с ниска скорост и качество, това може да се отрази отрицателно на производителността на системата. Свързаността трябва да бъде на ниво, отговарящо за нормалната работа на системата. В някои случаи, когато отдалечените офиси са свързани с лоша инфраструктура, това може да бъде проблем и да доведе до забавяне на целия проект.
2. LAN мрежата - в някои случаи се оказва, че локалната мрежа е направена по начин, който не отговаря на изискванията на приложението, което води до ниска скорост, проблеми с предаването на пакетите, прекъсвания и др. От реално използваните средства за изграждане на корпоративни мрежи днес, ИТК инфраструктурата се формира от сървърите и дисковите подсистеми, интернет свързаността и локалната свързаност. ERP системите имат своите изисквания към ИТК инфраструктурата и е правилно да се стартират именно на подходящата за тях инфраструктура.
3. Сървърната и дискова инфраструктура - изборът на сървъри и дискови масиви е изключително важен момент за добрата работа на системата. ERP решенията в България се внедряват на почти всичко - от асемблирани компютри с два RAID 1 дискове SATA, до мултипроцесорни системи с 24+ GB RAM в клъстър. И в двата случая фирмите са имали своето основание да изберат едно или друго решение - на база на обема от транзакции, обема на базата данни, времето, което могат да си позволят системата да не работи, бюджета на проекта, познанията им по сървърни системи и др. Ако не е допустимо спиране на системата, трябва да се помисли за клъстърна конфигурация. Ако системата позволява и обемът транзакции го изисква, задължително трябва да се помисли за разделянето на бизнес логиката от управлението на данните. Дисковата подсистема, на която се съхраняват данните, също трябва да е съобразена с натоварването, което се очаква за нея.
4. Сигурността - при една ERP система съществена част от най-важната корпоративна информация се намира на едно и също място. Потребители с неправилно зададени права за достъп биха могли лесно да достъпват информация с конфиденциален характер - за цени, клиенти, обороти, печалби. При някои внедрявания потребителите дори не се разделят на групи, като всички използват администраторски права за достъп до системата. Такъв подход не се препоръчва, дори ако имате пълно доверие на всички служители във фирмата.
5. По-високият клас системи - когато дадена ERP система е с по-висок клас в сравнение с друга система, тя е с повече възможности (функционалности). Например определена система може да не поддържа партиди на стоките, а за друга това да е стандартна функционалност. Ако във фирмата стоките ви имат партиди, трябва да изисквате такава функционалност. Когато системата е от по-висок клас, тя е планирана и изпълнена така, че да поддържа по-голям брой едновременно работещи потребители, повече транзакции и по-големи обеми от данни. Тъй като, 98% от фирмите в България са от категорията на малки и средни предприятия, най-често решения със системи от т.нар. "малък и среден клас" са достатъчни за повечето внедрявания.
6. Внедрителят - изборът на внедрител е много съществен за крайния резултат на проекта. Ако изберете неподходяща фирма за внедряване, значително по-голяма е вероятността от прехвърляне на определения бюджет, закъснения, непокриване на необходимата функционалност и понякога неуспех на цялото внедряване на системата. Голяма част от ERP системите в нашата страна се доставят от малък брой фирми - една или две (виж таблица 12.1 по-долу). Това прави изборът на фирма за внедряване и евентуалната й промяна при възникване на проблеми по-трудна, защото броят на фирмите, които теоретично могат да реализират съответната задача е по-малък. При по-голям брой фирми, предлагащи дадено решение, изборът на фирма е по-лесен, не само за внедряване но и за поддръжка.



Сподели линка с приятел:





Яндекс.Метрика
Системи за управление ресурсите на предприятието 9 out of 10 based on 2 ratings. 2 user reviews.