CRM програми


Категория на документа: Информатика


nZoom
Цялостно решение за Вашият бизнес
Олга Кирилова Стоянова, Факултетен номер: 1208932013
1. Въведение - nZoom е уеб - базиран софтуер за организиране и управляване на процеси, документи и информация. Ориентиран е към бизнес клиенти и е проектиран и изпълнен изцяло в България, като е съобразен с икономическата ситуация в нашата страна - както като необходима за бизнеса функционалност, така и като бюджети за закупуване, внедряване и поддръжка. nZoom управлява бизнес-процеси. Всеки един процес се състои от действия, документи или други процеси, дефинира и охарактеризира типове документи, Програмата проследява през системата си задачите, разпределени между участниците в процеса. nZoom придвижва по електронен път документите между хора, отдели, офиси в различни градове или страни, като запазва историята на промените в тях и връзките помежду им.
2. Модули - воден от принципа, че софтуерът трябва да се нагажда спрямо бизнес на клиента, а не обратното, nZoom не е класическо софтуерно решение. В него е заложена възможността да се настройва спрямо изискванията на всеки един клиент, така че да се доближи максимално близко до неговите нужди.
2.1 Административен модул - добавяне на потребители в системата и определяне на роли по тях, които определят правата им на достъп до системата. Административният модул позволява пълно моделиране на системата спрямо изискванията на конкретния бизнес клиент.
2.2 Контрагенти - добавяне на различните типове контрагенти - служители, доставчици, партньори, клиенти и пр. и описването на всеки един тип контрагент с данни за контакти, допълнителна информация (спрямо типа контрагент), обекти и лица за контакти (при юридическите лица). Възможност за поставяне на тагове на контрагенти зададени от потребителя, например "изряден", "VIP" и пр. Лицата за контакт могат да бъдат разпределени между отделните служители във фирмата, като всеки един от тях може да управлява взаимоотношенията с разпределеното му лице за контакт. Системата дава възможност за описването на холдингови структури и свързани лица. Автоматично се създава история на взаимоотношенията с контрагентите - изпълнени проекти, генерирани документи, изпълнени и текущи задачи и др. Разполага със система от тагове на клиенти за по-гъвкаво описание и възможност за филтриране на списъци по прецизни критерии. Контрагентите могат да имат достъп до част от вътрешната система. Съобразно зададените права, порталните потребители могат да създават документи или задачи в системата и/или да следят прогреса на генерираните от тях записи, коментари или отчети.
2.3 Съобщения - потребител с необходимите права може да изпрати на друг потребител или потребители от различни отдели съобщения, които могат да съдържат както текст, така и link-ове, картинки и пр. Този модул може да се използва като система за новини, табло за съобщения, фирмени заповеди и пр. като съобщенията се категоризират и архивират след дефиниран период от време
2.4 Календар - корпоративен календар с права за видимост на събития по потребител. Възможност за "лични" събития, напомняния, повтаряеми събития, изпращане на покани за срещи към външни за системата лица
2.5 Задачи - може да създава и редактира задачи с различни атрибути: начало, срок, приоритет, статус, повтаряемост и т.н. Дава възможност за създаване на шаблони за задачи с предварително попълнени данни за повтаряеми действия; разпределя роли по задачите - изпълнител, отговорник, наблюдаващ или вземащ решение с възможност за проследяване на отговорностите на всеки конкретен потребител. Системата генерира времеви листове на база въведената информация за извършени дейности по задачи и проекти. Отчитането на време може да стане с ръчно въвеждане на продължителност на работа или с помощта на хронометър, който автоматично отчита времето, през което потребителят е ангажиран с конкретна задача. Следи за взаимосвързаност по задачи. При изтичане на срокове на задача или настъпване на някакви други събития, системата може да изпраща съобщения на всички изпълнители или на техните преки ръководители или направо да преназначи задачата.
2.6 Проекти - дава възможност за създаване на проекти и свързване на два проекта или дефиниране на подпроекти към даден проект. С цел по-добра отчетност и следене на развитието на даден проект, nZoom поддържа разделяне на проекта на фази и следене на сроковете на всяка една от дефинираните фази. Има лесен достъп до всички свързани документи или задачи от екрана за управление на проекта. Много полезна е функцията за планиране на бюджет и човешки ресурс, необходим за успешното приключване на проекта. Справката за отчетеното време по проекта ще даде представа на управляващия проекта, как вървят нещата спрямо предварително начертания план.
2.7 Документи - възможност за параметризиране на произволни документи в системата и включването им в различни бизнес процеси на организацията. Системата автоматично попълва наличната информация - достатъчно е данните за клиента да бъдат въведени еднократно, за да се копират автоматично върху всеки следващ документ, където се необходими. В системата има предифиниране документи като: Молба за отпуск, Командировъчни листове, Заявка за консумативи, Заявка за разход и пр. Всеки един документ ще може да се разпечатва на фирмена бланка на клиента. Въз основа на изискванията към документооборота за конкретния проект, системата може да бъде конфигурирана. Системата разделя документите на три типа - входящи, изходящи и вътрешни, като за всеки един тип документ се определя неговия тип и брояч (как системата да му дава входящ, изходящ или вътрешен номер). Стандартно за всеки един регистриран документ има възможност да му се оказват срок на валидност (за оферти, договори и пр.) и срок на обработка. Системата има възможност не само да регистрира документи, но и да генерира документи, както и да превръща един тип документи в друг (например от оферта която е със статус може да се направи договор или поръчка) като цялата обща информация между двата документа се запазва. Генерираните документи могат да се създават в PDF формат, като конкретната форма зависи изцяло от бланките на конкретния клиент - потребителят може сам да създава шаблони в HTML формат, които nZoom да използва.Системата съхранява данни за автора, за часа и датата на създаването на всеки документ и информация за последващите промени (час и дата, име на потребител ). Лесно може да бъде направена справка кой, кога и какво е променял по всеки документ в системата или колко са часа са минали между разпределението на документ към даден отдел и поемането му от конкретен служител.Системата изпраща електронни уведомления за нови и просрочени документи и събития и дава възможност за ескалиране на събитията или просрочване.
2.8 Договори- възможност за регистриране на договорите и анексите и визуализация на актуалните клаузи по всеки договор. Проследява изпълнението на еднократните договори: например колко артикула са доставени на клиента и колко остава да бъдат предадени, докъде е стигнала финансовата част на договора - колко фактури са издадени, кои от тях са платени и т.н. Ситемата има възможност да планира във времето и следи издаването на фактури и падежа на плащанията по тях. Проследяват се и по-сложни договорни взаимоотношения с променливи плащания. Договорното взаимоотношение се свързва към контрагент и комуникира с останалите модули на системата.
2.9 Финанси - дава възможност за проследяване на салда по каси и банкови сметки; разпределяне на плащания по продажби и фактури; прогнозиране на бъдещи парични потоци; анализ на паричните потоци по пера и приходни/разходни центрове; базово бюджетиране, планиране на парични потоци и създаване и проследяване на погасителни планове на некоректни платци.
2.10 Отчети - информацията, която се въвежда в рамките на системата може след това да бъде анализирана със справките, които са дефинирани спрямо нуждите на конкретния клиент. Тя може да бъде представена в табличен вариант (за експорт и анализ в Excel) или като графики (за изпращане под формата на PDF документ). Данните сочат към запасите, които са техен първоизточник, така че от самата справка могат да се разгледат детайлно техните характеристики. Полезна за потребителите е и възможността резултатите от справките да се използват за автоматизирано създаване на масови писма за известяване (например официално писмо за просрочени задължния) или финансови документи (генериране на фактури въз основа на справката за изработена работа и часова ставка по договори). Този метод на работа позволява да се спестява значително количество часове работа.
2.11 Справки - в зависимост от информацията, която се архивира от системата, тя може да генерира справки, които да правят различни разрези на събраните данни.
2.12 Складово стопанство - в nZoom има разработена опростена система за следене на складови наличности. Системата дава възможност за проследяване на движението на стока, прехвърляне между собствени складове, изписване на брак и извършване на ревизия. Решението е подходящо за компании, които искат да следят инвентара в компанията си или имат опростени складови операции.
2.13 Отчитане на време - в nZoom има система за отчитане на времето на потребителите в системата по обработка на документи, изпълнение на задачи или работа по проекти. Отчета на работа дава следните две основни предимства - всеки един служител който поема дадена задача/ документ има възможност да разбере кой какво е работил по нея преди това и мениджърът на фирмата има справка за изразходеното време по клиенти, проекти и служители за произволен отрязък от време. Информацията може да се използва за следена на ефективност на проекти, изготвяне на отчети към клиенти, фактуриране на извършена работа и анализ на представянето и ефективността на служителите. Системата дава възможност на едно място да се видят всички седмични отчети, както и да се добавят бързо множество отчети по записи. Системата сумира изразходваното време по дни, така че да може да се следи индивидуално текущата ефективност. При длъжности, които работят последователно много задачи, е пододяща употребата на хронометъра в системата. При неговото стартиране той започва да "измерва" времето, което е отделено за конкретна задача и при спиране попълване данните в отчета за извършената работа и остава просто да се опише какво е направено. При извършване на еднотипна дейност, която трябва да се отчете в системата, може да се подготвят предефинирани шаблони за отчети.
2.14 Автоматизирани действия - въз основа на бизнес процесите в една организация, nZoom може да извършва самостоятелно поредица от действия. Например при подадена молба за отпуск, системата да назначи документа на прекия ръководител на служителя или при изтичането на срок на договор автоматично да планира телефонно обаждане на отговорника на клиента за уговаряне на среща за продължаването на документа. Чрез автоматизираните действия nZoom ускорява значително ясно дефинираните процеси и отменя служителите при спазването на конкретни процедури и правила.
2.15 Външен достъп - системата поддържа така наречените портални потребители - това са хора, които трябва да имат достъп до част от информацията в системата, но не са служители на компанията, която използва nZoom. Порталните потребители ще могат да добавят документи в системата, следят тяхното развитие (ако са подали заявка или оплакване, например), да четат коментари и задачи (които са зададени към тях и са портални), както и да извършват различни справки (например просрочени фактури).
3. nZoom като CRM система - понятието CRM е съкращение от Customer Relationship Management или преведено на български език - управление на взаимоотношенията с клиентите. CRM е една от най-модерните бизнес думи през последните години, като решението е второ по популярност и брой на внедряванията след ЕRР системите. И докато при тях ефективността идва от организацията и анализа на складовото стопанство, финансовите потоци и производствените програми, силата на CRM системите е в акумулиране на познания отностно клиентите, взаимоотношенията с тях и анализ на получените данни. Чрез CRM система може да се управлява дейността на следните отдели: Маркетинг, Продажби, Грижа за клиента, Поддръжка. Фокусът в CRM винаги е един - Клиентът. nZoom може да бъде настроен като пълнофункционална CRM система за управление на търговските процеси, маркетинг, грижа за клиента и техническа поддръжка. Софтуерът дава възможност за бърз достъп и добро систематизиране на информацията, свързана с фирмените контрагенти.
4. Решения за отдели и функционални направления
4.1. Административен отдел - електронизиране и ускоряване на повечето времеотменящи процеси - заявки за разходи, отпуски, командировъчни, заповеди, информации, издаване на справки и др. Възможност за справки за забавени задачи и неспазени ангажименти и възможност за упражняване на своевременен контрол върху процесите.
4.2. Вътрешен контрол - създаване на годишни планови одити на вътрешен контрол и протоколи от извършените проверки; задаване на препоръки към съответните отдели и следене в реално време, дали те са били изпълнени, кой е отговарял за това и какъв ресурс е употребил; възможност за автоматичен анализ на данните от конкретния период, спрямо минали такива, с цел да се установят потенциални нарушения спрямо правилата.
4.3. Деловодство - електронизиране на цялото деловодство на компанията; създаване на електронно досие на клиентите на всеки един контрагент; автоматично водене на дневници на входящата и изходящата поща; лесно създаване на връзки между входяща и изходяща кореспонденция.
4.4. Качество и контрол - електронно управление на ревизиите и версиите на документацията, свързана с конкретен стандарт; автоматично създаване на необходимите регистри на типове документи в системата; проследимост на действията спрямо всеки един запис.
4.5. Търговски отдел - проследяване на целия търговски процес през системата; пълно проследяване на взаимоотношенията с клиента - документи, електронни пощи, разговори, срещи; анализ на потенциалните сделки, реализираните договори, извършената работа за период от време.
4.6. Поддръжка - управление на всички заявки за проблем с механизация/сгради/инвентар; електронни досиета на техниката, която се поддържа, с детайлна история - кое, как и защо се е подменяло; проследяване на планови ремонти и профилактика.
4.7. Човешки ресурси - провеждане на процеси по подбор на персонал, атестации, подаване на обратна връзка; следене на техниката, която е предадена към всеки един служител и за която той отговаря; създаване и следене за изпълнение на годишна програма за обучения на различни служители.
4.8. Юредически отдел - следене на всички дела, в които компанията е страна; проследяване работата на адвокатите по казусите; следене ангажиментите, които са свързани с работа по делата.
4.9. IT отдел - система за управление на задачите; документиране на извършената работа и изработено време; възможност за интеграция с външни системи за следене на хардуерния и софтуерния инвентар и отнасяне на извършента работа по него.
5. Управление на качеството ( ISO сертификация) - nZoom е съобразена с изискванията на ISO 9001:2000 за управление на качеството. Използвайки възможностите на системата в ежедневната си работа, потребителите без допълнително усилие генерират входящи и изходящи номера, вписват създадените документи в съответните регистри и автоматично попълват различните ISO дневници. nZoom създава и дневници и отчети, залегнали в ISO политиката на съответната компания и от служителите се изисква единствено да ги разпечатат. Системата отговаря на всички изисквания за управление на качеството.
6. Приложение - на практика системата е приложима във всеки един бизнес, в които има управление на хора и документи. Особено е подходяща при работа с голям брой клиенти, които могат да подават информация в електронен формат и искат да следят статуса й. Системата е удобна и практична за адвокатски кантори, агенции за преводи, агенции за недвижими имоти, архитектурни бюра, консултантски компании, проектантски и сервизни компании, строителни компании, счетоводни къщи, събиране на лоши вземания, застрахователи и застрахователни посредници и др. Ще разгледаме как nZoom подпомага работата в една строителна компания. Като начало, софтуерът може да управлява административния отдел на фирмата с проследяване на целия входящ и изходящ документооборот, който се натрупва по всеки строителен обект. Ако строителната фирма предлага самостоятелна продажба на апартаметни (т.е. тя е инвеститор, освен строител), системата може да организира търговския процес и да проследява всяка стъпка на продажбата. След като сделката е осъществена, системата може да управлява процеса по изпълняване на изискванията на клиента - промяна на вътрешното разпределение на апартамента, изграждане на ел. система, ВиК и други. Ако работи с много подизпълнители, фирмата може да използва модула за управление на договорни взаимоотношения или просто да води регистър и крайни срокове на всички договори. Сред другите специфични за строителния бранш възможности са проследяване на процеса по обработка на участия в обществени поръчки, управление банкови гаранции и застраховки на обекти. В реалната дейност на строителната компания, софтуерът може да послужи като система за подаване и обработка на заявки за материали и механизация от страна на отговорниците на обекта, както и отчитане на извършената работа по обекта. Когато се включи и процесът по въвеждане на входящите фактури за материали, може да се направи съпоставка на поръчани срещу доставени срещу използвани материали. Електронизирането на процеса ще доведе до по-добър вътрешен контрол и намаляването на злоупотребите по обекти. Системата може да отчита и работното време на работниците на обекти, като се свърже със система за контрол на достъп или предостави екран за ръчна регистрация на работниците в рамките на системата.

Съдържание:
1. Въведение 1
2. Модули 1
2.1 Административен модул 1
2.2 Контрагенти 1
2.3 Съобщения 1
2.4 Календар 1
2.5 Задачи 1
2.6 Проекти 2
2.7 Документи 2
2.8 Договори 2
2.9 Финанси - 3
2.10 Отчети - 3
2.11 Справки 3
2.12 Складово стопанство 3
2.13 Отчитане на време 3
2.14 Автоматизирани действия 3



Сподели линка с приятел:





Яндекс.Метрика
CRM програми 9 out of 10 based on 2 ratings. 2 user reviews.