"Информационно общество” и "документна информация". Понятието “документ”


Категория на документа: Информатика


ОБЩИ ВЪПРОСИ. ТРАДИЦИОННИ И НОВИ ДОКУМЕНТИ. ЕЛЕКТРОННА ЕВРОПА

"Информационно общество" и "документна информация". Понятието "документ".

Основен инструментариум при осъществяването на комуникации (между структурите на обществото и между отделните индивиди) са документите. Невижданата досега динамика на живота, необичайно голямата интензивност и широта на комуникациите в регионален, национален и глобален мащаб доведоха до задълбочаване и до огромно разширяване (стигащо до глобализация) на информационния процес, а това в материален смисъл означава глобализация на документооборота. Като изключим неизразените гласно мисли на индивида, всяка друга информация съществува единствено и само във вид на документна информация.

Когато се коментира ценността на информацията, за нея се казва най-общо, че зависи (измерва се, характеризира се) от такива качества, като пълнота, обективност, достоверност, своевременно предаване и получаване, периодичност и честота на възникване и предаване. Всъщност това означава, че сведенията, съдържащи се в документите са пълни, обективни, достоверни и че документите, в които тези сведения се съдържат, са своевременно възникнали (според нужната, евентуално, честота) и са също така своевременно предадени и получени. Тези качества (характеристики) са всеобщи. Те нямат отношение към вида и тематиката на данните - статистически, например, или някакви други.

Документите изпълняват в обществото разнообразни функции, независимо от това дали дадена функция е, или не е осъзната от автора, дали е, или не е съзнателно заложена, програмирана от него при създаването на документа.

Основна за документите функция е информационната, тъй като причина за появяването на всеки от тях е необходимостта да се фиксира, да се материализира някаква информация.

Свойствена за всички почти документи е и социалната функция, тъй като те възникват, за да задоволят една или друга обществена потребност и съдържат информация най-вече за обществени процеси. Даже в случай на фалшифициране на документ, съдържащата се в него информация не престава да бъде социално значима, тъй като разкриването на причините за фалшифицирането може да доведе до твърде важни в обществено отношение изводи.

Документите притежават и комуникативна функция, тъй като чрез тях се организира и поддържа връзката между хората в обществото и между различните негови отделни структури.

В управленска функция документът се проявява когато е средство за упражняване на управленската дейност. Той играе роля за нормалното функциониране и усъвършенствуването на държавната система като цяло и на отделните нейни звена, за функционирането на производствените и други структури, за осигуряване условията за участие на членовете на обществото в живота на същото това общество. Управленският документ се проявява преди всичко в регулативна, нормативна роля, като регулатор на различните страни от дейността на обществото, държавата, учреждението, организацията.

Документите имат безспорно и правова функция. Част от тях са поначало предназначени за закрепване и изменяне на правовите норми и правоотношенията в обществото. Други обаче придобиват правова функция с времето. Това са тези, които по един или друг повод се използват като доказателство в съда, в следствените органи, прокуратурата, в управленските органи и т.н. - за придобиване на нещо, за доказване на факт. По принцип всеки документ може да стане доказателство за нещо и с това временно да притежава такъв род правова функция.

Обща за създаваните от обществото документи е и функцията им на исторически извор. Тя им е присъща обективно и не зависи нито от личните желания на авторите им, нито от това дали някога ще бъдат архивирани дадени документи, дали ще бъдат реално използвани в ролята на извор. Потенциално, и още от възникването си, те имат обаче такова качество.

Отношение към създаването, опазването и използването на документи имат всички обществени структури.

Макар документната информация да се дели на "оперативна" (използвана в оперативната, текуща работа за решаване на един или друг проблем) и на "ретроспективна" (т.е., архивна, запазена като памет за решени вече проблеми) няма съмнение, че документацията, взета в нейната цялост, е единна информационна система. Затова администраторът, макар да работи с текущи, "живи" документи, не може да не мисли и за дългосрочното запазване на документите, да не полага грижи за това запазване. Както и историкът, за да получава качествена изворова база за своите изследвания, трябва да полага усилия за възникването (поне в собственото му житейско време) на качествени документи.

Всеки образован и отговорен специалист, или просто гражданин, независимо от конкретните си занимания, би трябвало да разбира, че става дума за проблеми с изключително голямо значение за цялото общество - както за ефективността, за континуитета, за приемствеността във функционирането на обществото, така и от друга страна - за възможностите да се оставят и предадат във времето сведения (знания) за това функциониране.

Важно е както професионалистите администратори, както историците изследователи, така и най-широки граждански кръгове заедно и отговорно да мислят за дългосрочната роля на документите в живота на всяко едно поколение и за вечната им, непреходна роля като извори за историята на съответното време. Нашите днешни действия, дейности, мисли, фиксирани решения и т.н. скоро ще станат история (в рамките само на няколко десетилетия). Но те още дълго време ще имат значение за развитието на обществото, а второто, не по-малко верно определение за днешното общество е общество, базирано на знанието.

С документите, или, по-общо казано, с документната информация (закрепената в документи информация), се занимава науката документалистика ("документознание", ако употребим по-българското и по-ясно название), или, съответно: Документоведение, Diplomatique (или по-точното Diplomatique contemporaine), Records management science, Dokumentenkunde. (За справка: Речник на българската архивна терминология, със съответствия на руски, френски, английски и немски език. Варна, 2002, с. 102)

Документознанието е обаче само една от науките, чийто обект на изследване са документите. Същите тези документи са били през вековете и са, в днешно време, обект на изследване от цяла редица науки, като всяка от тях гледа на документите през призмата на своя специфичен предмет. Т.е., различен е аспектът на тяхното разглеждане.
Самата представа за "документ" (а оттам и даваните определения) е претърпяла през вековете сериозно развитие.

Първи юристите, още в древността, дали свое определение (дефиниция) за документ. Те го разглеждали като "свидетелство", "доказателство" за някакво право, някакво качество или състояние - от рода на придобиване на собственост, сключване на договор и други подобни. Латинската дума documentum (от която идват днешните document - във френски и английски, Dokument - в немски, документ в руски и български) произлизала от глагола doceo. Той имал широко значение и в зависимост от контекста означавал "уча", "обучавам", "обяснявам" или пък "известявам", "осведомявам", "изяснявам", "доказвам". За правото (т.е. за юридическата наука) обаче документът бил преди всичко доказателство, не подлежащо на оспорване (при евентуално съдебно дирене, при разрешаване на спор, при изясняване на обстоятелства). Това разбиране е добре подчертано в една римска сентенция (в нея е употребен синонимът recordum), а именно:

quod recordum probatum, debet esse negatum - каквото с документ е потвърдено, не може да се отрича.

Това характерно за правото значение дълбоко заляга в представите на хората и остава живо през вековете, живо е до днес. То обаче е доста тясно и ограничава кръга от свидетелства, отнасяни към категорията "документи" до специално издадени и удостоверени такива като "акт за раждане", "кръщелно свидетелство", "студентска книжка", "диплома за ...", "договор между ..." и т.н.

В по-ново време, когато документите стават обект на изследване и от редица други науки, те биват дефинирани значително по-широко и, разбира се, в аспекта на разглеждане от тези различни науки. Така например, документознанието, архивистиката, историческата наука приемат за документи всички писмени или по друг начин осъществени записи на информация, предназначени за предаване в пространството и/или във времето (за справка: Речник ..., с.33)

Съществуват и при тези науки многобройни дефиниции за документ - давани в търсенето на най-точната и най-изчерпателна измежду тях. Ето едно от сполучливите определения, записано в края на ХХ век в уводната част на пътеводител на Международния архивен съвет за работа с електронните документи: "Документ" е фиксирана информация, създадена или получена при започването, изпълнението или допълването на дейностите на институция или личност, и представляваща съдържание, контекст и структура, позволяващи да се докаже съществуването на тези дейности, независимо от вида на носителя" (Guide for managing electronic records from an archival perspective. International Council on Archives, Studies, N 8, februar 1997).

Всяка от тези науки обаче изучава документите (общия обект на изследване) от своята си гледна точка. Има свой предмет. Така:

Документознанието се занимава с документите, които са живи, активни, "действащи", осигуряващи функционирането на структурите на обществото. Те са records. Те представляват "оперативна документна информация".

Архивознанието (архивистиката), от своя страна, изучава документите, излезли от стадия на активната управленска и производствена употреба и превърнали се в архивни (archives) поради дългосрочната си или постоянна ценност. Касае се вече за "ретроспективна документна информация".




Сподели линка с приятел:





Яндекс.Метрика
"Информационно общество” и "документна информация". Понятието “документ” 9 out of 10 based on 2 ratings. 2 user reviews.